紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng) 實(shí)現(xiàn)文件資料快速檢索

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在這個(gè)信息爆發(fā)的時(shí)代，文檔資料的增長(zhǎng)速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出我們的想象。除了來源于網(wǎng)絡(luò)的電子資料，日常辦公時(shí)產(chǎn)生的線下紙質(zhì)文檔資料同樣數(shù)量驚人。面對(duì)與日俱增的文檔資料，我們?cè)撊绾螜z索查閱呢？ 存儲(chǔ)于電子設(shè)備中的電子文檔還可以通過搜索關(guān)鍵詞進(jìn)行模糊定位，而躺在辦公桌和文件柜中的那些紙質(zhì)文檔又該從何查起？ 印象中，在公司查找紙質(zhì)資料流程繁復(fù)，與在圖書館找書有些類似，需要根據(jù)文件名、文件類型、歸檔時(shí)間等信息在文件柜中一份一份地查閱。遇到不輕易公開的文件時(shí)，還得向上級(jí)提出申請(qǐng)，且查找過程中稍有不慎對(duì)原件造成損壞便無法彌補(bǔ)了。根據(jù)日常工作經(jīng)驗(yàn)，我們不難得知，紙質(zhì)資料在查詢時(shí)步驟繁多，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，大大降低了工作效率。 針對(duì)紙質(zhì)資料查詢難的問題，技術(shù)在其推出的紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)中加入了關(guān)鍵詞檢索功能。用戶可通過拍照或者掃描的方式，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為可編輯的文本資料，并存入系統(tǒng)中。系統(tǒng)采用了先進(jìn)的OCR技術(shù)，可批量識(shí)別、加快錄入速度。除此之外，系統(tǒng)自帶糾錯(cuò)功能，可自動(dòng)根據(jù)語境語義提供不同的糾錯(cuò)選項(xiàng)，提高文檔電子化的正確率。 紙質(zhì)文檔電子化之后，檔案管理人員便可通過輸入關(guān)鍵詞的方式，對(duì)存入系統(tǒng)中的檔案名稱、檔案全文、檔案?jìng)渥⒌刃畔⑦M(jìn)行檢索，快速調(diào)取出所需資料的原件掃描件。在全文檢索方面，系統(tǒng)支持精確查找、模糊查找和多條件組合檢索電子圖像，查找出的關(guān)鍵詞在圖片和識(shí)別文本上作高亮處理，真正做到秒級(jí)精確檢索。 在加速信息查詢速度的同時(shí)，技術(shù)還考慮到了文檔安全問題，在系統(tǒng)服務(wù)端設(shè)置了權(quán)限管理，合理控制用戶的查閱權(quán)限。為一些重要的文件資料設(shè)立防護(hù)墻，防止文件丟失，泄露，有效保護(hù)了文檔資料的安全。 隨著信息技術(shù)的發(fā)展，目前國(guó)內(nèi)文檔管理工作正逐漸向數(shù)字化前進(jìn)，企業(yè)開始推崇更加節(jié)能環(huán)保、簡(jiǎn)捷高效的無紙化辦公模式。而文檔管理系統(tǒng)無論是在查詢、分享，還是在修訂保存上，都具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)。近年來，文檔管理系統(tǒng)憑借其錄入快、查詢準(zhǔn)、安全性強(qiáng)等優(yōu)良特質(zhì)備受信賴，已廣泛應(yīng)用于圖書館、企事業(yè)單位、電子商務(wù)等領(lǐng)域。